〖第 679期 档案馆建馆十周年专刊〗

    我校1960年正式建立文书档案室，实行党政档案统一管理。1964年筹建技术档案工作，文革期间档案工作中断，1983年恢复文书档案并成立了技术档案室，1987年文书档案室与技术档案室合并，成立综合档案室，隶属于校长办公室领导。与此同时，人事档案室成立，隶属于人事处；学生档案室，隶属招生毕业生分配处。1995年2月25日，成立档案馆，属校直属单位，由常务副校长主管。
    目前，档案馆共有专职档案人员11人，学历都在大专以上，高级职称4人。现已建立健全了主管校长——档案馆──各学院、部处职能部门专（兼）职档案人员三级档案工作网络，兼职档案人员近百人。
    档案馆现有馆舍面积800余平方米。馆藏13种档案门类，包括党群、行政、教学、科研、产品、基建、会计、声像、出版物、人物、设备、外事、实物档案等。平均每年进馆档案约5000余卷，提供利用3000余人次。截止2004年底，馆藏63576卷，照片档案6320张，底图1256张，案卷排架总长度1088.14米。
    学校已建立档案分室两个。
    档案馆曾先后被评为兵器部文书档案工作先进单位；机电部贯彻“档案法”先进单位；北京市高等学校档案工作先进单位；学校综合治理先进单位；1998年通过兵总档案专家组验收，1999年率先获得国家档案馆授予的“国家二级档案馆”；2003年在国防科工委对我校“211工程”“九五”建设项目验收检查工作中，我校档案工作受到了国防科工委领导的好评。2004年我校档案馆当选为北京市普通高等学校档案研究会副理事长兼秘书长单位。

财会档案
    财会档案是学校财务处及二级核算单位在财务管理和会计核算等各项经济活动中产生的具有保存价值的会计凭证、会计账簿、会计报表等材料，是记录和反映我校经济业务的重要史料，是进行会计监督、分析、决策和制定计划不可缺少的依据和条件，也是经济研究不可缺少的资料，是学校档案的重要组成部分。
    校档案馆对学校财会档案工作进行归口管理，开展业务指导，并进行监督和检查。
    校档案馆现存由财务处计划科、结算部、基建科归档的财会档案主要包括：会计报表、会计账簿、会计凭证、工资清册、借款卡片等材料。
    查阅财会档案需开具证明，提出理由 ，经本单位领导签字，财务部门领导批准后方可查阅。

实物档案
    实物档案是指学校在重大活动和对外交流等活动中所形成的具有保存价值的实物。目前我校档案馆收集范围主要包括：奖状、证书、锦旗、签到簿、题词、印章等。
   为丰富馆藏，为学校保留下反映学校各个时期、各项工作的珍贵实物，档案馆欢迎各部门积极向馆移交具有保存价值的实物。

党群档案
    党群档案是学校在党群管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，必须由校档案馆统一集中管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。
    归档的党群文件材料必须是办理完毕的，反映学校党群部门职能活动全过程的，对学校和社会具有参考作用和凭证作用及研究价值的档案。
    归档的重点：以我校形成文件材料为主。特别是全局性、综合性的文件材料，如：党委常委会议记录、纪要、简报、领导同志讲话、干部任免、工作计划、总结、统计报表和规章制度等重要活动，以及上级机关对我校工作的指示、批复。

基建档案
    基建档案是学校在基本建设管理和基本建设工程项目活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图表和声像载体材料等。基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学校和社会当前及长远具有参考和凭证作用，反映基建管理和项目建设的全过程。必须由校档案馆统一集中管理、确保完整、准确和安全，便于开发利用。
     归档的主要内容包括：综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件，工程管理文件，施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理等八个方面。归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体，形成的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

教学档案
    教学档案主要负责管理学校在进行教学管理、学籍管理、教学研究等教学活动中形成的档案。是衡量学校教学管理水平和教育质量的重要标志之一，它是学校档案的重要组成部分。特别是教学档案涉及到学生在校学习的一些情况，是学生成长过程中的主要凭证之一。
    我校教学类档案主要包括：上级下达的有关教学工作的文件材料和学校教学改革、培养目标、培养规格、教学规章制度等方面的指示、规定、办法；本校招生计划、生源计划、新生录取材料及名单；本、专科毕业生，硕士、博士及成人教育毕业生学习成绩记载表；学生的学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学）；学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级），以及学生处分材料；硕士、博士研究生学位审批材料和学位论文、授予学位人员名单等；各专业教学计划、教学大纲；各院、科、专业课程试题库；各院各专业自编的具有保存价值的教材以及其它具有保存价值的教学文件和材料等。

外事档案
    外事档案是指学校与外国团体或个人在学术研究、科研合作、人才交流、友好往来等活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料。
      需要归档的文件材料必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；必须反映外事管理、外事活动的全过程，保证其完整、系统；必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现涉外工作职能和特点。其内容包括：综合管理出国（境）、来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际会议、国际合作、留学生工作等方面。归档的重点主要放在重大涉外和国际合作项目，留学生工作活动中形成的不同载体的文件材料。
      我校外事档案的归档部门主要由：校办、国际交流合作处、人事处、留学生中心。外事管理部门将立好的案卷整理好，在次年的六月底前向学校档案馆移交。

行政档案
      行政档案是在学校行政管理活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的材料。需要归档的文件材料必须是办理完毕的反映学校行政部门的职能活动全过程的、对学校和社会具有参考和凭证作用的文件。它主要包括：行政综合、人事、监察、审计、武装、保卫、总务、档案、图书、文博。
      归档范围：（1）上级机关下发到学校的有关决定、决议等文件材料；（2）学校与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；（3）本校的请示、报告及上级机关的批复；（4）学校下发到各个部门的规章制度、管理办法；（5）各院、处工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报；（6）学校处级干部任免的文件材料以及职工奖励、处分的文件材料；（7）本校职工劳动工资变动、福利等方面的文件材料；（8）本校的历史沿革、大事记等。

科研档案
      凡在科学研究管理和实践活动中直接形成具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属科研档案。
      科研工作和建档工作坚持“四同步”管理：即下达计划任务与提出归档要求同步；检查计划进度与检查科研材料形成情况同步；验收、鉴定科技成果与验收、鉴定科研档案材料同步；上报登记、评审科研成果与档案部门出具科研课题归档情况的同步。
      归档范围：凡是通过验收的、鉴定的各类科研课题均应在验收、鉴定2个月后归档，归档材料按科研课题自然形成规律的顺序进行整理（包括科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等阶段），由科研干事、课题负责人整理，立卷后移交校档案馆。否则，申请报奖时档案不予盖章，科研管理部门不得申报成果。科研管理性材料由科技处负责在规定的时限内统一归档。

产品档案
      产品档案（产品生产与科技开发档案）：凡学校设计、试制、生产、经营和销售产品过程中直接形成的，有保存价值的文字、图表、声像等载体材料均属产品档案，必须由校档案馆集中统一管理。产品档案工作必须与生产单位的计划管理、质量管理和岗位责任制工作紧密配合。在布置、检查、验收、总结产品工作时，同时布置、检查、验收、总结产品档案工作。
      归档范围：凡对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的本校产品生产和科技开发活动过程中形成的文件材料均属产品档案的归档范围。所归文件材料，必须反映产品生产管理、经营、销售管理和产品生产各个环节的全过程，保证完整、准确、系统，必须遵循自然形成规律。保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。
      归档的主要内容包括综合管理、经营、销售项目的计划准备、设计、试制与鉴定、规模生产六个方面。重点是各经济实体的申办报告、审批材料、业务往来合同、经济财务和产品设计，试制、生产、营销各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料。特别是全套设计、工艺图纸、关键性材料。研制生产部门必须有专（兼）职档案员集中管理我校的产品生产与科技开发文件材料，负责文件材料的收集、积累和整理工作。研制项目完成后2个月，由研制生产部门负责、科技处资料室协助将全部资料移交校档案馆存档。

人物档案
      人物档案是指我校建校以来学术造诣较深，在某一学科领域贡献突出，在国内外教育界、科技界有一定影响的知名人物以及我校的历届校党政领导的全宗档案。这些知名人物在长期的实践活动中直接形成的具有重要保存价值的各种载体的历史记录，在一定程度上反映了我校的发展历史，以及我校各学科领域的发展历史。体现了我校教育、学术思想及教学、科研管理水平，是我校重要的精神财富和历史财富。
      人物档案的主要内容包括：知名人物的生平传记、创作、重要手迹、各种获奖、任命书、聘书、重要社会活动材料、音像材料、各种评价及纪念材料、珍贵的实物用品、礼品以及对已故全宗档案构成者的讣告、唁函、唁电等等。
      人物档案的利用：人物档案原则上不外借，如特殊需要，档案馆可提供复印件。向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人对其档案享有优先利用权，并可对不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆维护他们的合法权益。

仪器设备档案
      仪器设备类档案是学校的重要技术储备，是学校仪器设备管理工作的重要环节和组成部分。我校根据国家档案法和校情规定：凡属学校固定资产的、价值在二十万以上的仪器设备，在其购置、验收、调试运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的具有保存、利用价值的文字、图表、声像载体材料、以及随机材料，均属设备档案。各仪器设备管理和使用部门要收集、整理好从申购至使用过程中直接形成的这些重要材料，按时向设备档案管理部门移交归档，任何单位和个人均不能据为己有。
      设备档案主要内容包括：1.综合管理2.仪器设备项目依据性材料3.开箱验收4.安装调试5.运行维修6.随机资料等六个方面，重点是仪器设备项目的申购报告，论证报告，上级领导的批复、批示，购置合同，设备进口免税证明，开箱记录和装箱单，安装调试记录和双方签字文件，验收报告，索赔来往函件，设备全套随机材料，设备履历表等。

出版社档案
      出版物类档案是国家科技文化和学校教学、科研发展的历史记录，也是学校档案的重要组成部分。凡学校在编辑出版报纸、刊物、图书、音像出版物活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像等载体材料，均属出版物类档案。
我校出版物类档案主要包括综合管理文件、出版物的样书、原稿、审稿材料等。我校出版社的出版物类档案由出版社档案分室进行二级管理。

声像档案
      声像档案是学校各种活动形成，以专门载体记录有保存价值各种音响、画面。声像档案包括照片、录音带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘和配套的文字材料。上述材料是要按照一定原则和方法，经过加工整理才能形成声像档案。声像档案形象活泼，有很高利用价值，是很好宣传教育材料。