2013年3月15日下午两点半，作为北理工首届翻译大赛的组织单位，大学生外语新闻社在良乡校区静B西侧地下室008室召开筹备会。会议由指导老师赵琳主持，与会者有社长童佳盛及其他社团骨干成员。赵琳老师与同学们针对这次新闻翻译大赛的举办进行了详细的讨论，明确了职责分工，以保证大赛的顺利进行。

　　会议主要讨论了四个问题。第一，大赛过程中每个社员的职责分工。一个活动的成功离不开合理的人力分配。经过慎重周密的讨论，会议明确了每个同学的具体分工，职责划分明确，并确定了按照活动日程表所需要进行的下一步的各项工作，同时设立了机动小组以应对大赛正式开始时可能出现的突发情况。
　　　
　　第二，外语新闻社与其他学生组织的协同合作。一个大型校级比赛的筹备举办，以当前外语新闻社的人手力量难免力有未逮。而新闻社与其他学生组织，例如校学生会、网络开拓者协会、美韵英语协会的合作，能有效弥补新闻社在技术、宣传方面的不足，力争将首届翻译大赛做成高质量高水平的比赛。

　　第三，大赛的奖项设置。会议通过讨论，确定了最终的赛制安排，奖项的设立以及每个奖项所对应的的奖品。

　　第四，大赛的宣传工作。为使翻译大赛成为新闻社的品牌活动，就必须广而告之，搭建一个展示同学们英语语言技巧的平台，吸引众多有这方面才能的同学参加。会上，同学们积极讨论，各抒己见，想到了许多切实有效的宣传方法，例如社交网络的推广宣传，广播宣传等等。

　　经过这次赛前筹备会的召开，新闻社成员对本次翻译大赛的筹备和各阶段工作有了更清晰的了解和认识。成员们衷心希望通过整个团队的团结协作以及与其他学生组织的友好合作，使首届翻译大赛成功举行。同时，也要努力树立翻译大赛的良好口碑，让其在未来成为（中国）科技公司的一个翻译盛会。